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用word2003编排《医疗器械注册产品标准》经验二则  

2009-10-14 17:58:35|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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《医疗器械注册产品标准》是医疗器械生产企业在无国标或行标引用时,必须要编制的产品标准,其编排格式应当遵照《GB/T 1.1-2000  标准化工作导则  第1部分:标准的结构和编写规则》执行。这里介绍用word2003按此格式编排《标准》文档的小经验二则。

一、页眉和页码。因《标准》的页眉和页码存在以下特点:①封面:无页眉、无页码;②次页(前言页):有页眉、无页码(或有页码);③标准正文页:有页眉、有页码。故页眉和页码的编排是制作本文档的难点之一,许多人为之很挠头。页眉和页码的编排方法如下:

1.     新建文档,将标准全部内容打出来,并将全文字体和字号及行间距按要求编辑完成。

2.     将整个文档分为封面、前言和正文三个“节”。分别在封面和前言底部插入分节符:将光标分别定位在封面和前言的底部,单击“插入”菜单中的“分隔符”命令,打开“分隔符”对话框,在“分节符类型”中单选分节符类型为“下一页”, 点“确定”退出。

3.     在前言页插入页眉。将光标定位在前言页任意处,单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令,在出现的“页眉和页脚”浮动工具条上,单击“链接到前一个”工具将其处于非选择状态,在页眉位置输入页眉内容:YZB/* ****-20**。此时,可以发现,页眉下方有一条横线,而标准页眉是不允许存在此横线的,必须去掉。去线方法是在页眉处于编辑状态时,选择(选黑)页眉内容,单击“格式”菜单中“边框和底纹”命令,打开“边框和底纹”对话框,在“边框”选项卡的“设置”中点选“无”,在“应用于”下拉列表中选“段落”,点“确定”即可。

4.     在前言页插入页码。在“页眉和页脚”浮动工具条上,单击“在页眉和页脚间切换”工具,使插入点切换到页脚处,单击“链接到前一个”工具将其处于非选择状态,关闭工具条。若前言超过一页,则需编页码(一般用罗马数字I、II……)。方法是关闭工具条前,使页码靠右,单击工具条上“设置页码格式”工具,打开“页码格式”对话框,在“数字格式”下拉列表中选“I、II、III…”,单选“起始页码”为“I ”,点“确定”退出。

5.     在正文页插入页眉。将光标定位在正文页任意处,单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令,在出现的“页眉和页脚”浮动工具条上,单击“链接到前一个”工具将其处于非选择状态,在页眉位置输入页眉内容。

6.     在正文页插入页码。在“页眉和页脚”浮动工具条上,单击“在页眉和页脚间切换”工具,使插入点切换至页脚;单击“链接到前一个”工具将其处于非选择状态。使页码靠右,单击工具条上“设置页码格式”工具,打开“页码格式”对话框,单选“起始页码”为“1”,点“确定”退出,关闭工具条。

7.     附录(如安全要求 附录A等)的页码一般跟在正文的后面,所以不需要另行编页码。

以上操作,重点在于分“节”,分节后,进行“单击‘链接到前一个’工具将其处于非选择状态”这个操作,切断节间的联系,才能在各自的节中独立进行编排。用此方法,还可以进行其他如页面方向、页边距或重新分栏排版等操作。

二、标准中三条横直线的制作。三条横直线是指封面二条(标准号下方和实施时间下方各一条),与文本等宽、标准末尾一条,1/4文本宽。画线的方法是单击“绘图”工具,在出现的“绘图”浮动工具条上单击“直线”按钮,此时在文档中出现“在此处创建图形”图框,在框内绘制直线。为保证直线水平,在绘制直线的同时可按“shift键”。绘制完成后,在图框以外的地方单击即可退出绘制状态。单击直线,使其处于选择状态(此时直线两端出现小圆圈),用方向键可任意移动直线的位置。若双击直线,出现“设置图形自选格式”对话框,在 “大小”选项卡的“宽度”中输入数字(厘米)可改变直线的长度。

对于其他行业的企业标准,与本标准编排方法大同小异,主要区别是封面与正文间,可能有目次、前言,引言等,当这些内容超过一页时也需连续编页码(罗马数字),方法同前述。

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